Egoblog.cz - Petr Kobelka

6 nešvarů v e-mailech a jak se jim vyhnout

Hodně se v poslední době setkávám s několika nešvary, které se v e-mailové komunikaci opakují stále a dokola. Touto formou na ně chci upozornit, aby jste se jich případně vyvarovali.


Ostatní | Komentáře (0) | Shlédnuto 895 × | Vloženo: 6. května 2014

E-mailová komunikace skoro nahradila klasickou papírovou poštu. Denně chodí každému do schránky spousta e-mailů a některé/mnoho z nich má jeden či více různých nešvarů.

Prázdný předmět e-mailu

Hodně lidí si myslí, že tato část e-mailu je v podstatě asi zbytečná a někteří ji dokonce ani nevyplní. To je zásadní chyba. Člověk při prohlídce své e-mailové schránky neprochází a důkladně nečte každý e-mail. Pouze "proskenuje" předměty e-mailů a ty, co vypadají důležitě, hned čte. Ostatní zůstávají ve schránce, nebo je dokonce smaže.

Pište krátké a výstižné předměty e-mailů. Hodně to pomůže adresátovi v rozhodutí, jestli takový e-mail číst.

Předmět e-mailu je jeho obsahem

Další hrůzná záležitost, kdy Vám ve schránce přistane e-mail s předmětem např. "odstraňte z webu článek abc" a tělo e-mailu obsahuje pouze podpis, nebo je dokonce prázdné.

Předmět má říct, co v e-mailu budete požadovat. Pro Váš požadavek slouží obsah (tělo) e-mailu, nikoliv jeho předmět.

E-mail bez podpisu

Také častý nešvar. Nejlepší je v kombinaci s e-mailovou adresou, kterou jste nikdy předtím neviděli, takže ani v nejlepším nedokážete zařadit e-mail ke konkrétní osobě, nebo firmě.

Je znakem vychovanosti se pod své věci podepisovat, to platí i pro e-maily.

E-mail bez přílohy

K tomuhle asi není co dodat. Pokud napíšete že posíláte v příloze e-mailu soubor a e-mail přijde prázdný, je to trapas v tom lepším případě. Dnes už poštovní klienti většinou dokážu analyzovat vaši zprávu a případně Vám připomenout, že jste zapomněli soubor přiložit, ale nelze se na to vždy spolehnout.

Když přikládáte přílohu, přiložte ji v momentě, kdy o ní píšte. Pak už na ni nezapomenete.

Správné oslovení je základem

Ano, je to tak. Vždy mě "ironicky psáno" potěší, když mi nějaký nabubřelý rádoby manager pošle e-mail ve tvaru

udělejte tohle a tam to.
manager z hornídolní

Když někoho potkáte, tak taky přece hned nevybalíte větu "co to máš v batohu", nebo "kam jedeš" ale vždy řeknete alespoň "Ahoj", nebo třeba "Nazdar Martine".

Důležité je také správně adresáta oslovit. Pokud jde o přátele, pak jednoduše např. "Ahoj Lucko". Pokud jde o formální kontakt, je třeba pamatovat na správné oslovení i s titulem, např.

Dobrý den pane inženýre
Dobrý den pane magistře/doktore.

V případě jména pak např.

Dobrý den paní Vláčková

Vždy si řekněte, vůči komu e-mail píšete a zvolte správné oslovení.

Žádné překlepy

Opravdu! Je lepší věnovat čas tomu, abyste si e-mail po sobě alespoň jednou/dvakrát přečetli, než pak odeslat e-mail s chybami. Někteří poštovní klienti jsou už tolik chytří, že Vám kontrolují co píšete a na chyby upozorní. To ale nemusí platit vždy a proto je lepší kontrolovat, co píšete.

Pokud Váš poštovní klient kontrolu neprovádí, můžete provést jednoduchou věc. Zkopírujte Váš e-mail do některého textového editoru (Word, OpenOffice, ...). Ty mají kontrolu na vysoké úrovni a rychle Vám odhalí případné nedostatky.

 

Petr Kobelka | Egoblog.cz | Tvorba www stránek - www.petrkobelka.cz

Petr Kobelka
Autor je zkušeným web developerem a programátorem s více než 10 letými zkušenostmi. Pracuje jako programátor pro známou Olomouckou společnost zabývající se tvorbou internetových a intranetových řešení. Spolu se zaměstnáním pracuje na volné noze a zabývá se tvorbou internetových stránek. Ve volném čase rád fotí, jezdí na kole, plave a cestuje.

Komentáře

E-mail je potřeba pouze pro vygenerování Gravataru!

Oups, žádné komentáře? Buďtě první !!!

Blog píše Petr Kobelka

Petr Kobelka - egoblog.cz

Žádám všechny, kteří mají zájem vkládat komentáře, aby se řídili pravidly NETikety. Komentáře, porušující tato pravidla můžou být bez varování smazány.